一、接电话和传真时态度和蔼，语调清晰柔和，不卑不亢，既不趾高气扬，也不过份拘谨。

二、语言简明扼要，内容准确无误。

三、注意保密。对涉密问题要格外慎重。凡是非保密的问题，应礼貌作答；对机密问题，应该回避，对别有用心的提问，应态度鲜明地回答。

四、要善于识别诈骗电话，以防受骗上当，造成损失。

五、接电话和传真所涉及到的问题，要及时处理。凡属自已职权范围内的事应先处置，再向领导汇报或与有关人员通气；凡属重大事情、紧急情况，应及时向领导汇报；属一般性问题，可集中起来，通过提出意见、建议的方式，报领导参考决断。

六、做好电话和传真反馈工作。对上级电话和传真中指示要求落实、限时报告落实结果的事项，要及时报告；事情要及时汇报给有关领导。对领导批示转给有关部门办理的事项，要跟踪督促承办部门及时处理并给予答复。

七、电话和传真通知是用电话和传真形式交办某项事请的方式之一，正式的电话和传真通知，要登记在电话通知和传真通知记录本上。