各部门、各二级学院：
《贵阳中医学院公文处理办法（试行）》已经学校党委审议通过，现印发，请遵照执行。
附件：贵阳中医学院公文处理办法（试行）
贵阳中医学院党委办公室 贵阳中医学院办公室
2014年10月21日
附件：
贵阳中医学院公文处理办法（试行）
第一章 总 则
一、为进一步提高公文质量，规范公文运转及办理程序，避免办文办件延误或出现差错，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704-2012），结合贵阳中医学院实际，特制定本办法。
二、公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
三、公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第二章 公文种类
公文种类简称文种。学校使用的公文主要有以下几类：
一、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
二、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
三、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
四、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法，或对重大工作进行安排部署。
五、通知。适用于发布、传达要求执行和周知的事项，批转、转发公文。
六、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
七、报告。适用于向上级单位或部门汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。
八、请示。适用于向上级单位或部门请求指示、批准事项。请示应当一文一事，一般只写一个主送单位；不能在非请示公文中夹带请示事项。
九、批复。适用于答复下级部门请示事项。
十、函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
十一、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
一、公文由发文机关标志、发文字号、份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）发文机关标志，由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成。联合行文可用公文主办单位一家版头，也可用几家版头。
1. 发文单位标志用“中共贵阳中医学院委员会”的文件。本校使用的文号主要有：贵中医党发、贵中医党呈、贵中医党函。
（1）“贵中医党发”：用于以党委名义对涉及全校性的工作作出重要部署或对涉及全局性重要问题作出规定、明示意见、通知安排等；
（2）“贵中医党呈”：用于以党委名义就全校重大问题向上级单位或领导作报告、请示等。
（3）“贵中医党函”：用于以党委名义印发重要的普发性文件、对涉及全校重大事项进行通报，或对外平级单位、不相隶属的单位行文等。
2. 发文单位标志用“贵阳中医学院”的文件。本院使用的文号有：贵中医发、贵中医呈、贵中医函。三类文号与适用内容和使用范围与“贵中医党”字号文件相同。
3. 发文单位标志用“贵阳中医学院党委办公室”、“贵阳中医学院办公室”的文件。两类文件分别以党委办公室（以下简称党办）、学校办公室（以下简称校办）名义代表学院党委、行政行文。发文单位标志“贵阳中医学院党委办公室”文件使用的文号有贵中医党办发、贵中医党办呈、贵中医党办函；“贵阳中医学院办公室”文件使用的文号有贵中医办发、贵中医办呈、贵中医办函。
4.使用何种发文单位标志文件，根据所涉事项的重大、重要、紧急等程度，并遵循公文使用规范原则确定。
5.为便于明示文件主要内容归属及办理部门等，发文编号时在单位代字中嵌入文件牵头起草部门首字、简称或文件内容归属的代字。比如，党委组织部牵头起草的以学院党委名义下发的文件，文号可编为“贵中医党组发”、“贵中医党组函”、“贵中医党干任免”等。党办、院办牵头起草的文件和联合发文，文号一般不嵌字。文号由学院办公室编定。如各部门、二级学院自行发文编号与学校党委、行政及两办所发文件编号代字重复，要自行回避，以示区别。
（二）发文字号，由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（三）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（四）紧急程度。是对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“加急”、“特急”，标注在公文首页左上角、密级下方位置。“加急”一般应在5-10天办结，“特急”一般应在3天内办结。
（五）签发人。标注在发文号右侧适当位置。上行文应当标注签发人姓名。
（六）公文标题。应当准确、概括地反映公文的主要内容，一般由发文机关名称、公文内容和文种三部分组成。公文标题位于发文机关标识和发文号下文居中位置。
（七）主送机关。指收受、办理公文的单位，写在标题之下正文之上，顶格书写。根据公文涉及的业务范围，主送单位可相应调整。
（八）正文。是公文的主体部分，用来表述公文的内容。
（九）附件。公文如有附件，其标题置于正文之后、发文机关名称之前；如附件较多，应逐项写明附件的名称。
（十）发文单位名称。应当用全称或者规范性简称，写在正文的下面偏右侧（其右端与正文右端相差4个字距）。除“意见”、“规定”文种外，正文之后都不得省略发文单位名称。
（十一）成文日期。以公文签发日期或会议通过日期为准，联合发文以主办单位最后签发的日期为准，标注在发文单位名称下方（其右端与正文右端相差2个字距）。“意见”、“规定”等不标明主送机关的公文，成文日期标注在公文标题之下，并加括号。
（十二）印章。用印位置要求上不压正文，下要骑年盖月。
1. 加盖印章的公文：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
2.不加印章的公文：在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
（十三）附注。标注在成文日期的左下方，并加括号，如“（此件发至各部门、二级学院）”。
（十四）抄送单位。指除主送机关外，对其他需要了解公文的机关，标注在左下方印制版记之上位置。
（十五）印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
（十六）页码：公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
二、公文使用的汉字从左至右横排，用A4型纸。排版格式如下：
1.页边距：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
2.字体、字号：文章标题用小标宋体，字号二号；正文一级标题为黑体，二级标题为楷体，三级标题为仿宋，字号为三号。
3.格式：段落行距固定值28-30磅（标题两行或以上为35磅，仅限标题）。
4.插入页码：页码用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，格式为“-1-”。
5.成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
6.如发文单位落款页无正文，应调整行距，避免出现只有发文单位无文件正文的空白页。
三、向省委、省政府、省教育厅等上级部门领导个人请示一般用便函；提交内部审议文稿不用红头。
第四章 公文拟制
一、公文的拟制流程：承办部门起草→会签→送两办核稿→送领导审核→返回承办部门印发。公文拟制本着精简原则，应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。对规定明确、要求具体、需下发的上级文件，按规定翻印下发，一般不另行文。
二、起草公文应做到：
1.符合党的路线方针政策和国家的法律法规，完整、准确地体现工作意图，并同现行有关公文内容相衔接。
2.全面、准确地反应客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
3.观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字精炼。
4.行文关系、公文种类和公文格式使用正确、规范。
5.人名、地名、时间、数字、引文准确。
6.公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
7.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
8.起草重要公文，应当由学校领导或各部门负责同志亲自主持、指导，并进行调查研究和充分论证，征求有关部门的意见。
三、公文审批。凡以学校党委、行政和两办名义制发和转发的文件，在送学校领导审批之前，均需经承办部门负责人审签并送两办审核。文件涉及多个部门的工作，承办部门要先送相关部门会签，再送两办审核。
（一）拟制文稿，承办部门要认真把关。部门审核的重点是：
1.观点和内容是否符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法规，是否完整、准确地体现中央、省委、省政府、省教育厅、相关上级单位及学校的意图，是否符合实际，并同现行有关文件内容相衔接。
2.拟定的措施和办法是否切实可行。
3.涉及其他部门、学校事项是否经过协商一致。
4.关键用词是否规范。
5.行文是否准确。
6.文字是否精炼。
7.逻辑是否严密。
8.结构是否严谨。
9.文字和标点符号用法是否符合国家发布的标准方案。
10.人名、职务、地名、时间、数字是否准确等。
（二）承办部门主要负责人对文稿的格式及内容进行逐项审查后，逐一填写《中共贵阳中医学院委员会发文稿签》和《贵阳中医学院发文稿签》，签署意见，并附上必要的参阅件和转发的原件，连同文稿一并签送两办审核。
（三）两办审核重点是：
1.是否确需行文，行文方式是否合理、规范。
2.公文发布形式是否正确。
3.报批的程序是否符合规定。
4.文种、版头、格式、秘密等级、印发传达范围、主题词、印制份数等是否正确、恰当、规范。
5.文稿的基本内容和文字有无明显错误等。文稿经两办主任审核后，按文件审批权限送院领导签发。重要文件由书记、院长批示后提交党委会、校长办公会讨论定稿。
（四）发文的审核签批程序：起草文稿并审核第一遍→部门负责人审核第二遍→会签审核→办公室审核第四遍→分管领导审批或签发→书记、校长签发。文字、语法、校对、装订错误由承办部门负责；结构、政策、法规性错误由部门审签人负责；行文格式及规范性错误由两办审核人负责。要切实做到大错不出部门，小错不出学校。
（五）报批的公文要及早送审。防止公文办理前松后紧以及匆忙审核、审批的现象。标示公文的紧急程度要力求准确，不属急件的不要标为急件。
（六）公文必须经有关校领导签发方能印发生效。学校领导签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。未经办公室审核的文稿，学校领导一般不受理、不审批；各部门一般不要越级报文，特别是分管领导尚未审阅或审阅不同意的文稿不能直接送主要领导；要严禁一切不按程序送、批办文的现象，避免逆行文，杜绝跳行文。
（七）拟制好文件经学校领导审批后，一般不宜再作改动，更不得擅自修改。确需改动的，属于个别文字处理等技术性问题，要经承办部门负责人或办公室主任同意；属于重要文字或有较多文字改动的，要经办公室审核后，请示审批签发的领导审定。
第五章 公文办理
一、公文签发
以党委、行政名义印发的文件，由书记、校长审签，两办名义印发的文件，由分管校领导审签。党委、行政共同行文或者两办联合发文，由书记、校长共同签发。
二、发文办理
（一）公文起草、审核和领导审批签发后转入发文办理。发文办理包括公文的登记、编号、印制、分发等程序。
（二）经学校领导签发的文稿，由院办编号，承办部门送文印室印制，承办部门负责校对和分发等工作。两办机要人员在用印时收取发文底稿和正式文件3份存档。需上校园网的公文，应送分管领导审签后再上传。
三、收文办理
（一）收文办理包括外来公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。由两办负责收文办理及传递工作。发给学校的文件统一由两办按机要件、平件分别收登，并及时阅签，密码电报和急件随到随送。经阅签后，一般文件分送有关部门；重要文件分急阅件、传阅件，经办公室主任审阅后，送书记（校长）、副书记（副校长）阅批。急阅件应随送随批，传阅件一般应在三个工作日内阅批。凡经办公室登记并送学院领导阅批的文件，校领导阅批后，应送回办公室，由机要人员将批示意见送办公室主任阅知后，分送有关部门和二级学院。
（二）各部门对处理的文件，要逐件登记，确定专人处理，掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。对省委、省政府、省教育厅等上级部门的重要办件及上级领导同志的重要批件的办理情况，两办要及时跟进督促检查，并及时向校领导报告。
（三）机要文件由两办专人保管。两办要指定专人管理文件，严格收、登、阅文的签字手续。
四、公文管理
（一）各部门要切实做好公文管理工作，既发挥公文的效用，又利于公文的保密。秘密公文的印发传达范围应当按要求执行。
（二）经学校领导批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。
（三）凡标有密级的文件，一般不准复印，确因工作需要必须复印的，应经两办主任报请保密委主任批准，并在专职保密人员的监督下进行。复制的涉密公文应当与正式印发的公文同样管理，履行登记手续，加盖复制单位公章，编排序号。
（四）汇编我校公文，须经学校领导批准。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并妥善管理。
（五）绝密级公文应当指定专人管理，并采取严格的保密措施，一律不准复印，使用后及时送回来问单位。
（六）各部门应当按照规定对公文进行清理、清退和销毁。一般公文每半年清理一次，重要文电每季度清理一次。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由二人监销，保证不丢失、不漏销，个人不得擅自销毁公文。
五、公文立卷归档
凡在工作中形成的具有保存价值的公文，均由承办部门负责收集、整理和立卷。两办每年底前应将上年度的公文整理送档案室立卷归档。
第六章 附 则
一、本办法所指公文仅限于以学校党委、行政和党办、校办名义拟制的公文或收到的外单位来文，不包括各二级部门、二级学院拟制的公文。各二级部门、二级学院公文处理，可参照本办法执行。
二、通过OA系统运行的公文，其处理程序及办法参照本办法制定。
三、本办法自2014年11月1日起施行，学院之前制定的公文处理的相关规定如与本办法相矛盾，以本办法为准。
四、本办法由党办、校办负责解释。
