（2005年6月13日印发）

第一章　总则

第－条　为使我院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和贵州省有关规定，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条　公文是有法定效力和规范体式的公务文书，是进行党政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第三条  党委办公室、院长办公室是我院党政公文处理的管理机构，并负责指导院属各部门的公文处理工作。

第四条　院属各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。各部门应当指定专人负责公文处理工作。

第二章　公文种类

第五条  我院常用的公文种类：

（一） 决议

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二） 决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销我院不适当的决定事项。

（三） 通知

适用于转发上级领导机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求院属各部门办理、执行、周知的事项，任免和聘用人员。

（四） 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五） 报告

适用于我院向上级机关或院属各部门向学院汇报工作、反映情况、答复询问。

（六） 请示

适用于我院向上级机关或院属各部门向学院请求指示、批准。

（七） 批复

适用于答复院属各部门请示事项。

（八） 意见

适用于对重要问题提出意见和处理办法。

（九） 函

适用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题。

（十） 会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十一） 规定

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

第三章　公文格式

第六条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

上报学院的公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。

第七条　公文按规定采用国际标准Ａ４型（２ｌ０mm×２９７mm）纸打印，左侧装订。

第四章　行文规则

第八条　凡属党务事项，以党组织的名义行文；凡属行政事项，以行政名义行文。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，－般不得越级请示和报告。

第九条　学院统一对外行文，学院各职能部门不得自行对外正式行文。院属各部门可以函的形式同有关部门及单位商洽工作、询问和答复问题。

第十条　报请学院研究、答复的公文如涉及学院多个职能部门，牵头部门应事先与涉及的部门协调沟通,方可上报。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接送交该主管部门处理。

第十一条　除学院领导直接交办的事项外，院属各部门不得以部门名义向学院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

“请示”应当一文一事，逐级上报，不得越级，不得多头报送。

“报告”不得夹带请示事项。

第五章　发文办理

第十二条　发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十三条  我院常用发文字号见《贵阳中医学院常用发文字号表》。

未编文号但以学院和办公室名义印发的公文具有同等效力。

第十四条　草拟公文应当做到：

（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确体现发文意图。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，层次分明，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ｌ.”，第四层为“（１）”。

（六）应当使用国家法定计量单位。

（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十五条　公文内容如涉及多个部门，主办部门应送相关部门会签。

第十六条  草拟公文应一律采用A4纸打印，并附电子文本，逐项填写“中共贵阳中医学院委员会发文稿纸”或“贵阳中医学院发文稿纸”，送党委办公室或院长办公室。有时限要求的公文，承办部门须提前一天送党委办公室或院长办公室。特事特办。

第十七条  草拟公文经办公室送院领导签发。院领导审核前，由办公室做好核稿工作。核稿的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本办法的规定等。

第十八条  以学院名义制发的公文，经分管院领导审核后，由办公室送交学院主要负责人或主持工作的负责人签发。公文一经签发，不得更改，如需改动，应报签发人审核。

第十九条  公文正式印制前，应由学院文印室进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章　收文办理

第二十条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十一条　收到部门上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第二十二条　经审核，对符合本办法规定的院内公文，办公室应及时提出拟办意见，送分管院领导批示；办公室按院领导批示意见应尽快转交给承办部门；紧急公文，应向院领导和承办部门说明情况，当天回复。对不符合本办法规定的院内公文，经办公室负责人同意，退回呈报单位，并说明理由。

第二十三条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门，并说明理由。

第二十四条　收到上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送院领导批示后办理。

第二十五条  除直接交办事宜外，院领导一般不直接收取院属各部门请示或报告。

第二十六条  公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经办公室上报主管院领导审批、裁定。

第二十七条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十八条　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办、－般公文定期催办。

第七章　公文管理

第二十九条　公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十条  院内相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

第三十一条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十二条  凡学院发送的公文，各部门要有专人签收、保管。机要文件定期清退，集中销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门的院内文件要妥为保存。

第三十三条  上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经主管院领导同意，办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。

第八章 附 则

第三十四条  本办法自发布之日起施行。